Stock opname akhir tahun di toko kecil: menghitung barang tanpa menutup toko

Hitung sedikit setiap hari, bukan semalaman di malam tahun baru.

Akhir tahun adalah waktu yang wajar untuk menghitung ulang seluruh barang di toko. Angka stok yang sebenarnya diperlukan untuk mengetahui laba setahun, membersihkan barang yang sudah tidak layak jual, dan memulai tahun baru dengan catatan yang bisa dipercaya. Masalahnya, toko kecil jarang bisa tutup sehari penuh untuk menghitung, apalagi di minggu terakhir Desember saat pelanggan masih ramai.

Kabar baiknya, stock opname tidak harus dilakukan dalam satu malam. Dengan pembagian yang masuk akal, perhitungan bisa diselesaikan tanpa mengganggu penjualan.

Baca juga: Barang retur di toko kecil: aturan menerima dari pelanggan dan mengembalikan ke pemasok

Bagi toko menjadi bagian kecil

Petakan toko menjadi beberapa bagian: rak demi rak, lemari pendingin, gudang belakang, dan barang di etalase. Hitung satu bagian setiap hari di jam sepi, biasanya setelah tutup atau sebelum buka. Tulis hasilnya di lembar yang sama untuk setiap bagian: nama barang, jumlah fisik, jumlah menurut catatan, dan selisih. Bagian yang sudah dihitung ditandai, dan barang yang baru masuk setelah perhitungan dicatat terpisah supaya tidak terhitung dua kali.

Mulailah dari barang yang nilainya paling besar atau paling mudah hilang, karena di sanalah selisih paling berarti. Barang kecil dengan nilai rendah bisa dihitung belakangan atau diperkirakan dalam satuan kemasan.

Selesaikan selisih, lalu tutup buku

Selisih hampir pasti ada. Yang penting adalah memahami sebabnya: salah catat saat barang masuk, barang terjual tanpa tercatat, rusak dan dibuang tanpa dicatat, dipakai sendiri, atau memang hilang. Setiap selisih sebaiknya diberi keterangan sebab yang paling mungkin, lalu catatan stok disesuaikan dengan angka fisik. Angka fisik adalah kebenaran; catatan hanya mengikuti.

Saat menghitung, sekalian pisahkan barang yang kedaluwarsa, rusak, atau tidak laku lebih dari beberapa bulan. Barang yang masih layak bisa dijual dengan potongan di minggu pertama tahun baru; yang tidak layak dicatat sebagai kerugian dan dikeluarkan. Rak yang bersih dari barang mati membuat tahun baru dimulai dengan stok yang benar-benar bisa menjadi uang.

Setelah semua bagian selesai, jumlahkan nilai stok berdasarkan harga beli dan simpan angkanya bersama catatan kas akhir tahun. Angka inilah yang akan dibandingkan dengan tahun berikutnya, dan menjadi titik awal pembukuan yang lebih rapi.